PowerPoint Im- und Export – presono's Wissensdatenbank

Überschriften:

Import einer PowerPoint Datei
Schritt 1: Auswahl der Datei
Schritt 2: Slides auswählen
Schritt 3: Schrift zuordnen
Schritt 4: Vorschau
Schritt 5: Speicherorte wählen
Schritt 6: Datei hochladen
Schritt 7: Fertig
Was passiert beim Import & was ist zu beachten

Export einer PowerPoint Datei
Option 1: Export als Bild
Option 2: Export als PPTX (bearbeitbar)
Was passiert beim Export & was ist zu beachten

In presono ist es nun möglich, PowerPoint Dateien zu importieren und presono Präsentationen in PowerPoint zu exportieren! Wie das genau funktioniert, wofür du dieses Feature nutzen kannst und worauf es dabei ankommt, erfährst du in diesem Artikel!

Bei diesem Feature handelt es sich um ein kostenpflichtiges Modul, welches nicht automatisch inkludiert ist. Wenn Sie an diesem Feature interessiert sind, kontaktieren Sie uns bitte unter info@presono.com oder wenden Sie sich direkt an Ihren Ansprechpartner bei uns bezüglich der Freischaltung!

Berechtigungen

Um den Import oder Export einer Präsentation zu ermöglichen, müssen folgende Berechtigungen eingestellt werden:

Import

Um eine Datei importieren zu können benötigt es zwei Schritte:

1. das Gruppenrecht

2. die Möglichkeit, die entstehenden Dateien in einem oder mehreren Arbeitsbereichen abzuspeichern

Ein User muss einer Gruppe zugewiesen werden, die folgende Berechtigung erhalten hat:

Zusätzlich benötigt der User die Berechtigung, die entstehende Präsentation sowie die Slides, Medien und Templates zu erstellen. Dies muss nicht zwingend im selben Arbeitsbereich der Fall sein, es kann sich dabei natürlich auch um den privaten Arbeitsbereich der Person handeln, die Regler müssen aber zumindest auf "Erstellen" stehen.

Export

Um genau steuern zu können, welche Präsentationen als PPT exportiert werden dürfen, hängt diese Berechtigung an den entsprechenden Arbeitsbereichen. Da es sich hierbei um eine Art des Teilens handelt, ist diese Option nur wählbar, wenn das Teilen von Präsentationen und Sessions in diesem Arbeitsbereich erlaubt ist. Die folgende Einstellung ist die Mindestanforderung, um die Inhalte als PPT exportieren zu können (es müssen zumindest Präsentationen in diesem Workspace gelesen werden können).

Import einer PowerPoint Datei

Beim Import können einzelne PPTX-Dateien in presono hochgeladen werden. Dabei wird folgendes erstellt:

eine Präsentation mit allen zu importierenden Slides,
alle Slides,
ein Template Set mit einem Layout Template pro Slide sowie ein Background Template für alle Layouts und
alle Medien werden ebenfalls hochgeladen.

Für die Slides/Präsentation/Templates/Medien kann dann einzeln gesteuert werden, wo sie in presono gespeichert werden (Arbeitsbereich) und wie sie kategorisiert werden. Sie sind dann wie gewohnt in presono zur weiteren Verwendung verfügbar.

Die importierte Präsentation kann entweder dann in presono weiter bearbeitet werden oder der Import kann dazu genutzt werden, die Inhalte (Texte und Medien) in presono zu bringen und von dort aus mit bereits vorhandenen Templates weiterzuarbeiten. In beiden Fällen sei dazugesagt, dass ein gewisser Nachbereitungsaufwand notwendig sein wird, da sich eine PPTX Datei und eine presono Präsentation stark unterscheiden.

Hier der Import in Kurzversion in einem Video erklärt:

Schritt 1: Auswahl der Datei

Sobald das Feature aktiviert wurde und du die Berechtigung zur Nutzung hast, findest du in der Content Struktur beim "Neu"-Button die Möglichkeit "PowerPoint importieren". Bitte beachte, dass du, um eine PPTX Datei importieren zu können, die Berechtigung brauchst, Slides, Präsentationen, Template Sets und Medien zu erstellen (nicht zwingend in einem Arbeitsbereich). Mehr zu den Berechtigungen findest du hier: Rechte & Gruppen verwalten

Du wirst jetzt Schritt für Schritt durch den Upload Prozess geführt. Du kannst jederzeit zwischen den Punkten vor- und zurück-wechseln. Solltest du den Prozess abbrechen (zurück-Pfeil links oben), muss neu gestartet werden. Bitte schließe die App oder den Tab nicht, bis der Upload nicht vollständig abgeschlossen ist.

Jetzt kannst du eine PowerPoint Datei direkt in den grau umrandeten Bereich ziehen oder du klickst und wählst eine Datei auf deinem Gerät.

Nun erfolgt die Prüfung der Datei. Nur PPTX Dateien sind für den Upload geeignet. Klicke anschließend auf Weiter.

Schritt 2: Slides auswählen

In diesem Schritt hast du bereits eine erste Vorschau deiner Slides zur Verfügung.

Hier kannst du nun die Slides auswählen, die du importieren willst. Dazu kannst du natürlich einfach deine Maus verwenden und mehrere Slides einzeln anklicken während du die Strg/Ctrl-Taste gedrückt hältst. Du kannst aber auch die zu importierenden Seiten links oben eingeben oder die Schnelloptionen "alle auswählen" und "keine auswählen" nutzen.

Rechts oben kannst du die Ansicht noch ändern, sodass du die Slides entweder größer siehst und so mehr vom Inhalt erkennen kannst, oder kleiner, um mehr Slides gleichzeitig zu sehen.

Wenn du die Slides gewählt hast, die du importieren wirst, klicke auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gehen.

Schritt 3: Schrift zuordnen

Nun muss die Schrift zugeordnet werden. Für alle unterschiedlichen Schnitte und Schriften, die in deiner PowerPoint Datei gefunden wurden, muss nun in presono eine vorhandene Schriftart gewählt werden.

Klicke im Anschluss auf Weiter, um zur Vorschau zu gelangen.

Schritt 4: Vorschau

Nun hast du die Vorschau deiner zu importierten Slides, dieses Mal aber bereits mit der richtigen Schriftart. Du kannst natürlich jederzeit zum dritten Schritt zurückkehren und deine Schrift-Zuweisung nochmal ändern, deine Vorschau wird sich dann natürlich aktualisieren.

Klicke im Anschluss auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Schritt 5: Speicherorte wählen

Wähle nun für die Präsentation, die Slides, das Template Set und die Medien einen Arbeitsbereich und mindestens eine Kategorie. Bitte beachte, dass sich deine Berechtigungen hier für die unterschiedlichen Typen unterscheiden können.

Wähle außerdem noch die Sprache, in der deine Slides angelegt werden sollen.

Klicke im Anschluss auf Weiter, um zum Upload zu gelangen.

Schritt 6: Datei hochladen

Nun bekommst du eine Information, was während des Uploads passieren wird. Du siehst, wie viele Präsentationen, Slides, Templates und Medien erstellt werden. Klicke auf "Erstellung beginnen", um den Upload Prozess zu starten.

Du kannst den Fortschritt nun beobachten. Beachte bitte, dass die Erstellung, je nach Umfang, einige Zeit in Anspruch nimmt und eine stabile Internetverbindung erfordert. Bitte schließe den Tab oder die App nicht, während der Import erfolgt.

Schritt 7: Fertig

Nun kannst du entweder eine weitere Datei importieren (1) oder zur Präsentation wechseln (2).

Jetzt findest du im entsprechenden Arbeitsbereich (oder in den Arbeitsbereichen) die erstellte Präsentation, die erstellten Slides sowie das Template Set und alle Medien, die hochgeladen werden.

Alle Medien wurden hochgeladen und wenn ein Medium mehrfach in deiner Präsentation vorkommt, wird es auch nur einmal hochgeladen.

Deine Slides haben je ein Layout Template, was du im erstellten Template Set findest. Dabei kannst du natürlich entweder diese Templates bearbeiten und weiterverwenden, oder aber du nimmst deine Slides und stellst sie auf ein bestehendes Template um und löschst das im Import erstellte Layout wieder. In den Layouts selbst sind alle Inhalte erlaubt, was du natürlich in presono dann wiederum einschränken kannst.

Alle erstellten Inhalte kannst du ab sofort wie gewohnt in presono weiter verwenden, anpassen und adaptieren.

Was passiert beim Import & was ist zu beachten

Deine Slides enthalten die Texte und Medien und können wie gewohnt in presono bearbeitet werden. Soweit möglich, werden auch grundsätzliche Formatierungen bei Text wie etwa fett, kursiv, unterstrichen, Farbe, Größe etc. übernommen, ebenso wie Listen (sortierte und unsortierte). Dabei können allerdings hochgradig individuelle Konfigurationen hier nicht-darstellbare Ausnahmen bilden. Die Schrift muss separat in presono hochgeladen werden, damit sie während des Uploads zugewiesen werden kann.

Medien werden ebenfalls in presono importiert und, wo möglich, korrekt platziert. Natürlich gelten die gewohnten Upload-Bedingungen - Bilder müssen entweder PNG, JPEG oder GIF Dateien sein und dürfen maximal 20MB groß sein. Hochgradig individuelle Darstellungen wie Graphen, Smartarts oder dergleichen können nicht importiert werden. Hier empfehlen wir einen manuellen Export aus PPT als Bild, sodass das PNG/JPEG dann in presono hochgeladen werden kann und in der Slide platziert werden kann. Auch die Beschnitt-Funktion von PowerPoint kann eine optische Veränderung auslösen, da in presono das gesamte Bild angezeigt wird.

Der Import von Videos folgt in einer Ausbaustufe.

Animationen, Weblinks und andere Hyperlinks werden nicht übernommen. Dies kann im Rahmen der Überarbeitung nach dem Import manuell vom User bearbeitet werden.

Diagramme (Charts & Graphen) können in den ersten Modulversionen nicht als zu bearbeitendes Element übernommen werden, eine Platzierung als Bild oder PDF ist im Rahmen einer Ausbaustufe geplant.

Tabellen werden abhängig von ihrer Komplexität importiert (für die Ausbaustufe ist bearbeitbare Tabelle geplant).

Grafikformatierungen (Rahmen, Schatten usw.) können nur teilweise und bedingt übernommen werden.

Sonstige Objekte (SmartArts, Mindmaps, Flussdiagramme, 3D Objekte, eingefügte Office-Dokumente usw.) können vorerst nicht übernommen werden.

Notizen zu Slides werden übernommen.

Individuelle Seitenverhältnisse (abweichend von 16:9) werden übernommen.

Bitte beachte, dass du, um einen Import durchführen zu können, die Berechtigung brauchst, Templates, Slides, Präsentationen und Medien zu erstellen (in zumindest einem Arbeitsbereich, nicht zwingend alles im gleichen Arbeitsbereich).

Export einer PowerPoint Datei

Eine presono Präsentation kann entweder als Bild oder als bearbeitbare PowerPoint Datei exportiert werden. Der Export kann entweder direkt aus der Content Struktur im Drei-Punkte-Menü bei der Präsentation angestoßen werden, oder aber beim Teilen-Button in einer Präsentation oder Session.

Hier eine kurze Demonstration des Exports als Video:

Option 1: Export als Bild

Eine presono Präsentation kann so exportiert werden, dass alle Slides enthalten sind, allerdings nur als Screenshot. Dabei werden also keine bearbeitbaren Slides in PowerPoint erstellt, auf jeder Folie findet sich dann ein Screenshot der Slide, wobei keine Interaktion mit der Slide möglich ist. Links werden nicht übernommen, Texte und Medien sind nicht bearbeitbar und Animationen etc. werden ebenfalls nicht übernommen. Die Slides sehen exakt aus wie in presono und können in PPT präsentiert werden.

Der Export kann entweder direkt aus der Content Struktur im Drei-Punkte-Menü bei der Präsentation angestoßen werden, oder aber beim Teilen-Button in einer Präsentation oder Session.

Im Anschluss erscheint ein Dialog. Hier kannst du folgendes wählen:

die Sprache, in der deine Präsentation exportiert werden soll
dass deine Präsentation als bearbeitbare Datei exportiert werden soll oder
deine Präsentation als Bilder zu exportieren.

Klickst du auf (3) als Bilder exportieren, so wird deine Präsentation erstellt und heruntergeladen.

Du kannst die Datei nun in deinem Download Ordner öffnen und präsentieren. Bitte beachte, dass die Slides in PowerPoint nicht bearbeitbar sind - dazu kannst du die zweite Option beim Export wählen. Mehr dazu im nächsten Teil.

Alle Slides, die in der Präsentation enthalten sind, werden als Screenshot exportiert. Wenn du eine Session exportierst, werden auch die geöffneten Overlays enthalten sein, genau wie beim Export als PDF.

Bitte beachte, dass sowohl der Ex- als auch der Import ausschließlich im Online Modus möglich sind.

Option 2: Export als PPTX (bearbeitbar)

Wenn du eine bearbeitbare PowerPoint Datei exportieren willst, kannst du deine Präsentationen oder Sessions mit einer weiteren Option exportieren. Dabei entsteht eine Datei, die du in PowerPoint weiter verwenden und anpassen kannst. Die Inhalte werden, so weit über PowerPoint abbildbar, ebenfalls bereitgestellt und exportiert.

Der Export kann entweder direkt aus der Content Struktur im Drei-Punkte-Menü bei der Präsentation angestoßen werden, oder aber beim Teilen-Button in einer Präsentation oder Session.

Im Anschluss erscheint ein Dialog. Hier kannst du folgendes wählen:

die Sprache, in der deine Präsentation exportiert werden soll
dass deine Präsentation als bearbeitbare Datei exportiert werden soll oder
deine Präsentation als Bilder zu exportieren.

Klickst du auf (2) editierbar exportieren, so wird deine Präsentation erstellt und heruntergeladen.

Bitte beachte, dass die Erstellung der Datei, je nach Inhalt, einige Zeit in Anspruch nehmen kann, da auch Medien wie Videos mit exportiert werden müssen. Bitte schließe den Tab oder die App während dieses Prozesses nicht.

Alle Slides, die in der Präsentation enthalten sind, werden als individuelle Slides exportiert. Wenn du eine Session exportierst, werden auch die geöffneten Overlays enthalten sein, genau wie beim Export als PDF.

Was passiert beim Export & was ist zu beachten

Im Fall eines Exports als Bild werden lediglich Screenshots exportiert und in einer PPT Slide platziert. Dabei können keine Inhalte bearbeitet werden und auch Medien etc. werden nicht mit exportiert.

Solltest du einen Export als bearbeitbare Datei durchführen gilt folgendes:

Deine Slides (und Overlays beim Export einer Session) enthalten die Texte und Medien und können wie gewohnt in PPT bearbeitet werden. Es entsteht kein Folienmaster, sondern individuell gestaltete Slides. Vertrauliche Slides sind vom Export ausgenommen und der Export kann für jede Sprachversion einzeln gestartet bzw. im Zuge vom Export die Sprache ausgewählt werden.

Es erfolgt bei Präsentationen keine automatische Auflösung sämtlicher Verlinkungen und Pfade sondern es werden nur die tatsächlich enthaltenen Inhalte (direkt auf der Slide) exportiert. Overlays werden nur über den Export einer Session mit exportiert.

Soweit möglich, werden auch grundsätzliche Formatierungen bei Text wie etwa fett, kursiv, unterstrichen, Farbe, Größe etc. übernommen, ebenso wie Listen (sortierte und unsortierte). Dabei können allerdings hochgradig individuelle Konfigurationen hier nicht-darstellbare Ausnahmen bilden. Die Schrift muss am Gerät installiert werden, damit sie während des Downloads zugewiesen werden kann.

Medien werden ebenfalls aus presono exportiert und, wo möglich, korrekt platziert. Es werden aber nicht alle Medieneinstellungen übernommen (Video-Optionen, View in Fullscreen usw.). Abhängig von der Gestaltung kann allerdings Nacharbeit in PPT notwendig sein.

Bilder und Videos werden dabei direkt in der Slide angezeigt und eingefügt.
Bei PDFs wird das Vorschaubild der Datei sowie ein Download Link für die Datei in die Slide eingefügt.
Bei Object Viewern wird nur das Vorschaubild exportiert.
Bei Web Content wird der Link in der Slide angezeigt und bleibt klickbar.
Media Journeys werden als Vorschaubild exportiert.
Medien-Galerien können nicht oder nur stark eingeschränkt übernommen werden. Sie werden immer als Grid Galerie angeordnet und der Text aus der Legende wird in den Alt-Text der Bilder exportiert.

PDFs:

Object Viewer:

Web Content/iframes:

Hochgradig individuelle Darstellungen können nur bedingt exportiert werden. Alle CSS Animationen und Einstellungen können in PPT nicht dargestellt werden und so werden nur die Bereiche importiert. Grafikformatierungen (Rahmen, Schatten usw.) können nur teilweise und bedingt übernommen werden.

Animationen können ebenfalls nicht übernommen werden. Dies kann im Rahmen der Überarbeitung nach dem Import manuell vom User bearbeitet werden.

Tabellen werden abhängig von ihrer Komplexität exportiert (für die Ausbaustufe ist bearbeitbare Tabelle geplant).

Notizen zu Slides werden übernommen.

Individuelle Seitenverhältnisse (abweichend von 16:9) werden übernommen.

Bitte beachte, dass sowohl der Ex- als auch der Import ausschließlich im Online Modus möglich sind.