Rechte & Gruppen verwalten – presono's Wissensdatenbank

Überschriften:

Nutzer hinzufügen
Nutzer löschen
Gruppe erstellen
Arbeitsbereich
Globale Rechte
Gruppen bearbeiten
Gruppen löschen

In diesem Artikel wird erklärt, wie du Gruppen und Rechte verwalten kannst.

Dieser Artikel beinhaltet einige Features, die nicht in allen Paketen beinhaltet sind. Mehr Infos dazu auf unserer Preisübersicht.

Je nach gewähltem Abo können ein oder mehrere User in deiner presono Instanz arbeiten. Die Rechte einzelner Nutzer können eingeschränkt werden. Um die Verwaltung von Benutzern effizienter zu gestalten ist es möglich mehrere Nutzer in einer Gruppe zusammenzufassen. Somit können die Rechte für mehrere User gleichzeitig eingestellt werden und müssen nicht einzeln für jeden User verwaltet werden. Dabei können sowohl Zugriffsrechte auf Inhalte in den Arbeitsbereichen, als auch die allgemeinen Rechte auf diverse Funktionen von presono gesteuert werden.

Nutzer hinzufügen

Um einen Nutzer neu hinzuzufügen, gehe zu den Einstellungen (1) und wähle den Reiter "Nutzer" (2) aus. Danach klickst du rechts oben auf "Neu" (3) um einen neuen Nutzer anzulegen.

Es öffnet sich ein Overlay, wo du die E-Mail Adresse (1) und den Vor- (2) und Nachnamen (3) vom Nutzer eingeben darfst. Außerdem kannst du gleich eine Gruppe (3) (wenn diese schon erstellt wurde) wählen, zu dem der neue Nutzer hinzugefügt werden soll. Zudem kannst du noch an- bzw. abwählen, ob für den neuen Nutzer auch ein eigener Arbeitsbereich (4) erstellt werden soll.

Unten links hast du die Möglichkeit noch weitere Nutzer hinzufügen (5) - dann erscheint die gleiche Maske (E-Mail, Gruppe, Vor- und Nachname) erneut.

Wenn du fertig bist, klicke auf "Speichern" (6). Daraufhin bekommt der neue Nutzer eine Einladung per Email.

Solltest du keine Lizenzen mehr haben, um neue Nutzer anzulegen, dann kannst du rechts oben auf "+ Lizenzen hinzufügen" (7) klicken.

Nutzer löschen

Wenn du einen Nutzer hinzugefügt hast, erscheint dieser in der Liste. Unter dem Drei-Punkte-Menü rechts kannst du den Nutzer wieder entfernen.

Gruppe erstellen

Warum Gruppen? Gruppen fassen mehrere User zusammen, um die Verwaltung der Rechte einfacher zu gestalten. Somit können die Rechte für mehrere User gleichzeitig eingestellt werden und müssen nicht einzeln für jeden User verwaltet werden. Dabei können sowohl Zugriffsrechte auf Inhalte in den Arbeitsbereichen, als auch die allgemeinen Rechte auf diverse Funktionen von presono gesteuert werden.

Um eine neue Gruppe anzulegen, klicke in den Einstellungen (1) auf den Reiter "Gruppen" (2). Danach klickst du rechts oben auf "Neu" (3), um eine neue Gruppe zu erstellen.

Wenn du SSO in Verwendung hast, erscheint hier ein weiterer Reiter, wo du die Gruppen ID hinterlegen kannst. Mehr dazu in diesem Artikel: SSO Anmeldung mittels SAML Schnittstelle

Rechts oben vergibst du der Gruppe einen Namen (1). Danach fügst du links unten die Nutzer (2) zu deiner Gruppe hinzu (diese müssen bereits angelegt sein).

Arbeitsbereich

Klicke dann auf "Arbeitsbereich Zugriff" (1), um deiner Gruppe einen Arbeitsbereich zuzuweisen (auch dieser muss bereits existieren). Klicke dazu links unten auf "Zum Arbeitsbereich hinzufügen" (2), um einen Arbeitsbereich auszuwählen.

Hast du einen Arbeitsbereich gewählt, dann öffnen sich die Rollen-Einstellungen für diesen. Durch diese Rollen und Berechtigungen kannst du Nutzern also bestimmte Zugänge und Funktionen in bestimmten Workspaces erlauben und in anderen verwehren. Folgende Rollen sind vordefiniert:

Administrator: Der Administrator hat die höchste Rolle und darf alles im Arbeitsbereich, sprich einsehen, bearbeiten, erstellen und löschen aller Inhalte. Außerdem darf er die Arbeitsbereiche und dessen Mitglieder verwalten, Sessions und Präsentationen teilen, Sessions und Analytics der Mitglieder einsehen.
Präsentator: Der Präsentator kann nur Inhalte präsentieren aber nicht bearbeiten. Daher darf er Slides, Medien und Dokumente nur ansehen. Template Sets und Templates sind für diese Rolle nicht sichtbar. Das teilen und einsehen der Sessions aus dem Arbeitsbereich ist erlaubt.
Ersteller: Der Ersteller darf alle Inhalte erstellen aber nicht löschen, den Arbeitsbereich verwalten und Präsentationen teilen.
Analyst: Der Analyst darf alle Inhalte einsehen aber nichts bearbeiten oder erstellen.
Sessions und Analytics des Arbeitsbereiches sind sichtbar.

Falls du zusätzlich eine bestimmte andere Rolle benötigst, kannst du dir deine gewünschten Berechtigungen auch selbst zusammenstellen. Wähle dazu die Rolle "Benutzerdefiniert", dann kannst du die Regler für die Rechte einzeln verschieben und dir eine eigene Rolle erstellen.

Globale Rechte

Wähle als Nächstes "Globale Rechte" (1) um den Zugriff auf allgemeine Funktionen bzw. allgemeine Berechtigungen für Nutzer in dieser Gruppe zu steuern. Falls ein Nutzer in mehreren Gruppen ist, greift die höhere Rechtevergabe. Diese Rechte Steuern den Zugang auf folgende Teile von presono:

Einstellungen verwalten: (2)
- Eigene Arbeitsbereiche erstellen:
  User dieser Gruppe können dann eigene Workspaces erstellen
- Konfigurationen & Anbindungen:
  Verwaltung der globalen Konfigurationen & Anbindungen
- Kategorien:
  Verwaltung der globalen Kategorien
- Alle Nutzer, Gruppen & Arbeitsbereiche verwalten:
  Verwaltung aller Berechtigungen und der Userverwaltung
- Sprachen:
  Verwaltung der global verfügbaren Sprachen
Fortgeschrittene Funktionen (3)
- Benutzerdefinierte Layouts:
  Ermöglicht die Individualisierung von einzelnen Slides, man löst sich komplett vom ursprünglichen Layout
- Alle Auswertungen sehen:
  dadurch kann der User die gesamten Auswertungen aus der ganzen Plattform einsehen
- Alle Sessions sehen:
  dadurch kann der User die gesamten Sessions aus der ganzen Plattform einsehen
- Gruppenbenachrichtigungen aktivieren:
  ermöglicht das Versenden von Nachrichten an Gruppen im Notification Center
- XLIFF Übersetzungen:
  dadurch kann der User Inhalte im Format XLIFF oder JSON exportieren und importieren
- PPT Import:
  ermöglicht das Importieren von PPT Dateien - Hinweis: um eine PPT Datei importieren zu können, benötigt der User darüber hinaus noch die Berechtigungen Slides, Präsentationen, Medien und Templates zu erstellen in einem oder mehreren Workspaces
- DeepL Übersetzungen:
  die User der Gruppe können eigene Übersetzungen mit DeepL durchführen auf alle Slides, die sie zumindest bearbeiten dürfen (Hinweis: dies ist ein zusätzliches Modul und muss freigeschalten werden)
- Alle DeepL Berichte sehen:
  damit erscheint der Bereich der DeepL Berichte in den Einstellungen und es können alle Anfragen an DeepL eingesehen werden.
- ChatGPT Textoptimierungen:
  damit können die User der Gruppe ihre Texte mit ChatGPT optimieren (Hinweis: dies ist ein zusätzliches Modul und muss freigeschalten werden)
- DallE Bildgenerierung:
  die User der Gruppe können eigene Bilder generieren lassen und diese, je nach Berechtigungen, in presono speichern (Hinweis: dies ist ein zusätzliches Modul und muss freigeschalten werden)
- Alle DallE Anfragen sehen:
  dadurch können die User nicht nur die eigenen Anfragen an DallE einsehen, sondern auch die der anderen User

Wenn du alle Rechte vergeben hast, klicke auf "Erstellen" (4) rechts unten. Die Gruppe wurde somit erstellt.

Gruppen bearbeiten

Eine Gruppe kannst du natürlich jederzeit bearbeiten. In den Einstellungen unter "Gruppen", klicke dazu auf die Gruppe selbst. Du kannst auch im Drei-Punkte-Menü bei der jeweiligen Gruppe "Gruppe bearbeiten" auswählen. Dann stehen dir wiederum die oben genannten Optionen zur Verfügung.

Tipp:

Wenn du auf die Gruppe selbst klickst kannst du sie öffnen. Aber wusstest du schon, dass du direkt zu den Usern, den Workspaces oder den globalen Einstellungen gehen kannst, indem du auf den entsprechenden Bereich einer Gruppe klickst?

Gruppen löschen

Um eine Gruppe zu löschen, gehe in die Einstellungen und zu den Gruppen. Dann kannst du im Drei-Punkte-Menü "Gruppe löschen" wählen. Keine Sorge, die Nutzer und die Workspaces werden dadurch nicht gelöscht. Es kann lediglich sein, dass ein einzelner Nutzer nach dem Löschen überhaupt keine Gruppe mehr hat und somit auch keine Rechte mehr auf irgendwelche Inhalte (wenn er nur in dieser einen Gruppe war). Dies siehst du dann aber bei den Nutzern, wenn bei einem Nutzer keine Gruppe angeführt ist.