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Kategorien
Kategorien benutzen
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Arbeitsbereiche
Rollen & Berechtigungen

Gruppen Rechte

 

In diesem Artikel erfährst du, wozu es Kategorien, Arbeitsbereiche und Rechte in presono gibt und wie du diese verwalten kannst!

Kategorien

Kategorien bieten eine Möglichkeit um Inhalte strukturiert abzulegen. Thematisch verwandte Inhalte sind so leicht wieder zu finden.

 

Kategorien benutzen

In der Content Structure kann nach deinen Kategorien gefiltert werden um nur Ergebnisse aus den gewünschten thematischen Bereichen zu erhalten.

Beim speichern und ablegen eines neuen Inhalts können so viele passende Kategorien gewählt werden wie du möchtest. Ein Inhalt kann also über mehrere Kategorien gefunden werden und liegt nicht, wie zum Beispiel in einem Ordner, nur an einer Stelle.

Um flexibel Inhalte ablegen zu können, sind Kategorien beliebig verschachtelbar. Eine Kategorie kann also weitere Unterkategorien haben, welche die thematische Strukturierung noch genau aufteilen können. Ein Beispiel:

Du hast arbeitest an einer Präsentation über gesunde Ernährung und möchtest Inhalte über Obst ablegen. In den Einstellungen legst du folgende Kategorien an um deine Fotos und Slides strukturieren zu können:

• Obst
  • Apfel
  • Birne
  • Banane
  • Orange

Wenn du nun nach Obst filterst bekommst du auch alle Inhalte aus Apfel, Birne, Banane und Orange. Wenn du nur nach Banane filterst werden dir nur Inhalte geliefert die genau die Kategorie Banane besitzen.

 

Kategorien verwalten

Um neue Kategorien anlegen zu können, musst du in die Einstellungen gehen und dort den Menüpunkt "Kategorien" wählen. Dort kannst du neue Kategorien anlegen und verschieben. Klicke dort auf die Kategorie in der du eine neue Kategorie anlegen möchtest und anschließend auf die Schaltfläche "Neue Kategorie hinzufügen" in der gewünschten Ebene. Wahlweise kann auch in der aktuell geöffneten Ebene eine neue Kategorie hinzugefügt werden, wenn du rechts oben auf "Neu" klickst. 

Nun geht ein Dialogfenster auf in dem du deiner Kategorie einen Namen geben solltest. Wahlweise lässt sich hier auch einstellen, dass die Kategorie nur innerhalb eines bestimmten Arbeitsbereich benutzt werden kann. Diese Kategorie scheint dann nur für User auf, die auch Mitglied dieses Arbeitsbereichssind. Folgend mehr Infos zu Arbeitsbereichen.

 

Arbeitsbereiche

Arbeitsbereiche sind dazu da um die Zusammenarbeit in presono besser organisieren zu können. Alle Inhalte, die in einem Arbeitsbereich abgelegt werden, können dann nur von Nutzern angesehen, bearbeitet oder benutzt werden, die auch Mitglied des Arbeitsbereichs sind.

Im Gegensatz zu Kategorien, die rein für thematische Strukturierung zuständig sind, können Inhalte nur in genau einem Arbeitsbereiche abgelegt werden und nicht in mehreren gleichzeitig. So kann gesteuert werden wer wirklich Zugang zu deinen neuen Inhalten hat.

Um genau diesen Zugang steuern zu können, können jedem Arbeitsbereich Mitglieder zugewiesen werden. Nutzer können entweder einzeln oder als Gruppe zu einem Arbeitsbereich hinzugefügt werden.

So können Nutzer auch in mehreren Arbeitsbereichen Mitglied sein und darin arbeiten.
Was genau die Nutzer aber im jeweiligen Arbeitsbereich dürfen, wird im nächsten Abschnitt erläutert:

 

Rollen & Berechtigungen

Eine Gruppe oder ein Nutzer, der einem Arbeitsbereich hinzugefügt wird bekommt in diesem Arbeitsbereich eine bestimmte Rolle. Diese Rolle definiert was der Nutzer in diesem Arbeitsbereich darf und was er nicht darf. 

Folgende Rollen sind vordefiniert:

• Administrator: Die höchste Rolle darf alles im Arbeitsbereich , sprich einsehen, bearbeiten, erstellen und löschen aller Inhalte im Arbeitsbereich. Außerdem darf er den Arbeitsbereich und dessen Mitglieder verwalten, Sessions und Präsentationen teilen, Sessions und Analytics der Arbeitsbereich Mitglieder einsehen.
• Präsentator: Der Präsentator soll Inhalte hauptsächlich präsentieren können aber nicht bearbeiten. Daher darf er Slides, Medien und Dokumente nur ansehen und Präsentationen bearbeiten und erstellen. Template Sets und Templates sind für diese Rolle nicht sichtbar. Das teilen und einsehen der Sessions aus dem Arbeitsbereich ist erlaubt.
• Ersteller: Der Ersteller darf alle Inhalte erstellen aber nicht löschen, den Arbeitsbereich verwalten oder Präsentationen teilen.
• Analyst: Der Analyst darf alle Inhalte einsehen aber nichts bearbeiten oder erstellen. Sessions und Analytics des Arbeitsbereichs sind sichtbar.

Falls du zusätzlich eine bestimmte andere Rolle benötigst, kannst du dir deine gewünschten Berechtigungen auch selbst zusammenstellen. Wähle dazu die Rolle "Benutzerdefiniert", dann kannst du die Regler für die Rechte einzeln verschieben und dir eine eigene Rolle erstellen. 

Folgende Inhaltstypen können einzeln gesteuert werden: 

1. Slides
2. Präsentationen 
3. Template Sets
4. Medien&Dokumente

Ganz unten finden sich jeweils die niedrigsten Rechte und diese bauen sich dann nach oben hin immer weiter auf.  Folgend ein Beispiel anhand des Reglers für Slides:

• Wenn ein User keine Zugriffsrechte auf Slides hat, dann erscheint diese nicht in der Content Struktur - der User hat keinerlei Zugriffsberechtigung darauf. 
• Wenn ein User Leserechte (= ansehen) auf eine Slide hat, erscheint sie in der Content Struktur des Users und er kann die Slide in eigenen Präsentationen verwenden. Er darf die Slide allerdings nicht bearbeiten und keine eigene erstellen und auch keine bestehenden Slides in diesem Arbeitsbereich löschen. 
• Wenn der Regler auf "bearbeiten" steht, kann der User alle Slides in diesem Arbeitsbereich sehen und bearbeiten. Er kann aber immer noch keine eigenen, neuen Slides erstellen und auch keine bestehenden Slides löschen. 
• Wenn der Regler auf "erstellen" steht, darf der User alle bestehenden Slides sehen und bearbeiten. Zusätzlich darf er auch noch eigene, neue Slides auf Basis von Templates erstellen (Achtung dazu muss der Regler für Template Sets zumindest auf "sehen" stehen - ansonsten sieht der User keine Templates und kann sie demnach auch nicht benutzen). 
• Das höchste Recht in presono ist jenes, zu löschen. Aufgrund der zentralen Verwaltung von Slides und anderen Elementen in presono ist dies die höchste Stufe an Berechtigungen. 

 

Zusätzlich können noch Verwendungsrechte (5) für den Arbeitsbereich vergeben werden. Folgende Einstellungen sind möglich: 

• Arbeitsbereiche verwalten: damit kann die Usergruppe den Arbeitsbereich und die Unterarbeitsbereiche verwalten, also z.B. Rechte umstellen oder User hinzufügen/entfernen. Außerdem darf der User mit diesem Recht die Kategorien, die an dem Arbeitsbereich hängen, bearbeiten. 
• Teilen erlauben: damit kann das Teilen von Präsentationen und Sessions aus diesem Arbeitsbereich (de-)aktiviert werden
  • PPT Export erlauben: damit können die User die Präsentationen und Sessions aus diesem Workspace als PPT exportieren. Um genau steuern zu können, welche Inhalte exportiert werden können, hängt dieses Recht am entsprechenden Arbeitsbereich. 
• Auswertungen ansehen: die Usergruppe kann dann alle Auswertungen der Gruppe von Präsentationen im entsprechenden Arbeitsbereich sehen
• Sessions ansehen: die Usergruppe kann dann alle Sessions der Gruppe von Präsentationen im entsprechenden Arbeitsbereich sehen 

 

 

Durch diese Rollen und Berechtigungen kannst du Nutzern also bestimmte Zugänge und Funktionen in bestimmten Arbeitsbereichen erlauben und in anderen verwehren.

Weiter Infos zu Arbeitsbereichen und Rollen findest du hier: Arbeitsbereiche managen

 

Gruppen Rechte

Zusätzlich zu diesen Rechten gibt es noch andere Berechtigungen, die allgemeine Funktionen in presono steuern. Diese werden nicht auf Arbeitsbereiche sondern auf Gruppen vergeben.

Warum Gruppen? Gruppen fassen mehrere User zusammen, um die Verwaltung der Rechte einfacher zu gestalten. Somit können die Rechte für mehrere User gleichzeitig eingestellt werden und müssen nicht einzeln für jeden User verwaltet werden. Dabei können sowohl Zugriffsrechte auf Inhalte in den Arbeitsbereichen, als auch die allgemeinen Rechte auf diverse Funktionen von presono gesteuert werden. 

Du kannst jeder Gruppe individuell globale Rechte in presono vergeben. Diese Rechte steuern den Zugang auf folgende Teile von presono:

• Einstellungen verwalten: (2)
  • Eigene Arbeitsbereiche erstellen:
    User dieser Gruppe können dann eigene Workspaces erstellen 
  • Konfigurationen & Anbindungen:
    Verwaltung der globalen Konfigurationen & Anbindungen
  • Kategorien:
    Verwaltung der globalen Kategorien
  • Alle Nutzer, Gruppen & Arbeitsbereiche verwalten:
    Verwaltung aller Berechtigungen und der Userverwaltung
  • Sprachen:
    Verwaltung der global verfügbaren Sprachen
    
    
• Fortgeschrittene Funktionen (3)
  • Benutzerdefinierte Layouts:
    Ermöglicht die Individualisierung von einzelnen Slides, man löst sich komplett vom ursprünglichen Layout
  • Alle Auswertungen sehen:
    dadurch kann der User die gesamten Auswertungen aus der ganzen Plattform einsehen
  • Alle Sessions sehen:
    dadurch kann der User die gesamten Sessions aus der ganzen Plattform einsehen
  • Gruppenbenachrichtigungen aktivieren:
    ermöglicht das Versenden von Nachrichten an Gruppen im Notification Center
  • XLIFF Übersetzungen:
    dadurch kann der User Inhalte im Format XLIFF oder JSON exportieren und importieren
  • PPT Import:
    ermöglicht das Importieren von PPT Dateien - Hinweis: um eine PPT Datei importieren zu können, benötigt der User darüber hinaus noch die Berechtigungen Slides, Präsentationen, Medien und Templates zu erstellen in einem oder mehreren Workspaces
  • DeepL Übersetzungen: 
    die User der Gruppe können eigene Übersetzungen mit DeepL durchführen auf alle Slides, die sie zumindest bearbeiten dürfen (Hinweis: dies ist ein zusätzliches Modul und muss freigeschalten werden)
  • Alle DeepL Berichte sehen: 
    damit erscheint der Bereich der DeepL Berichte in den Einstellungen und es können alle Anfragen an DeepL eingesehen werden. 
  • ChatGPT Textoptimierungen: 
    damit können die User der Gruppe ihre Texte mit ChatGPT optimieren (Hinweis: dies ist ein zusätzliches Modul und muss freigeschalten werden)
  • DallE Bildgenerierung: 
    die User der Gruppe können eigene Bilder generieren lassen und diese, je nach Berechtigungen, in presono speichern (Hinweis: dies ist ein zusätzliches Modul und muss freigeschalten werden)
  • Alle DallE Anfragen sehen: 
    dadurch können die User nicht nur die eigenen Anfragen an DallE einsehen, sondern auch die der anderen User

Falls ein Nutzer in mehreren Gruppen ist, greift die höhere Rechtevergabe, wenn dem Nutzer z.B. auf einen Arbeitsbereich durch Nutzergruppe A nur Leserechte zugewiesen sind, durch Nutzergruppe B hat er aber Schreibrechte, dann greifen die Schreibrechte. Weiter Infos zu Gruppen und Rechten findest du hier: Rechte & Gruppen managen

 

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